ความรู้ทั่วไป : ด้านงานสารบรรณ/ธุรการ

งานสารบรรณ
   การปฏิบัติงาน ของหน่วยงานราชการ และหน่วยงานเอกชนต่าง ๆ จะต้องมีการติดต่อสื่อสาร สั่งการหรือประสานงาน จำเป็นต้องอาศัยหนังสือราชการทั้งสิ้นและเมื่องานเจริญขึ้น หรือการดำเนินงานยิ่งนานวันขึ้น หนังสือติดต่อก็ยิ่งมีจำนวนมากขึ้นเป็นเงาตามตัว การจัดหนังสือเข้าเป็นระบบตามระเบียบงานสารบรรณ ยิ่งมีความจำเป็นมาก นอกจากนี้การจัดหนังสือเข้าเป็นระบบตามระเบียบงานสารบรรณให้ประโยชน์แก่หน่วยงานเป็นอเนกประการ โดยเฉพาะการตรวจค้นเอกสารย่อมกระทำได้สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูง และระเบียบงานสารบรรณจะก่อให้เกิดประโยชน์ในด้านการประสานงานแก่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ เพราะระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ได้กำหนดรูปแบบและวิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับ หนังสือไว้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ย่อมทำให้การติดต่อ สื่อสาร หรือการประสานงาน ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ สะดวกและรวดเร็วขึ้น
   โรงเรียนเป็นหน่วยงานหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญแก่งานสารบรรณ ด้วยการปฏิบัติที่ถูกต้อง และทันสมัย ผู้ปฏิบัติงานจะต้องเรียนรู้และเข้าใจ สามารถปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้ถูกต้อง ครบถ้วน
ความสำคัญและความหมายของงานสารบรรณ

   ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมาย ของ
งานสารบรรณว่า เป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย
   มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (2526 : 210) ได้สรุปว่า ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 มีสาระสำคัญของงานสารบรรณ 4 ส่วน คือ
   ส่วนที่ 1 ชนิดและแบบหนังสือราชการ ซึ่งมีอยู่ 6 ชนิดคือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ และหนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
   ส่วนที่ 2 การรับและส่งหนังสือ ศึกษาได้จากแนวปฏิบัติและขั้นตอนในการรับ การส่ง
หนังสือ และการจัดทำทะเบียนรับส่งหนังสือ
   ส่วนที่ 3 การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือราชการ ว่าด้วยการเก็บหนังสือใน
ระหว่างปฏิบัติเสร็จแล้ว การปฏิบัติในการยืมและการทำลายหนังสือ
   ส่วนที่ 4 มาตรฐาน ตรา แบบพิมพ์ และซอง ว่าด้วยรูปแบบและขนาดของแบบพิมพ์เอกสารและวัสดุอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ เช่น ขนาดตราครุฑ ทะเบียน
และบัตรต่าง ๆ ของหน้งสือราชการ เป็นต้น
หลักในการปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณ

   เจริญ ไวรวัจนกุล (2523 : 95) เสนอแนะว่า ผู้บริหารควรมีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับงานสารบรรณ คือ
   1. ความรู้เรื่องระเบียบงานสารบรรณของสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2526
   2. ความรู้เรื่องรหัส อักษรย่อประจำหน่วยงานต่าง ๆ
   3. ความรู้เรื่องธรรมชาติของหนังสือราชการคือ ระบบการนำเสนอหนังสือ
   4. ความรู้เรื่องโครงสร้างหน่วยงานภายใน สามารถเกษียนหนังสือเสนอให้
หน่วยงานรับผิดชอบได้ถูกต้อง
   สุรพันธ์ ยันต์ทอง (2526 : 207) กล่าวไว้ว่า ผู้ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณ ต้องมีความรับผิดชอบในด้านต่าง ๆ คือ
   1. โต้ตอบ เก็บ รับ ส่งหนังสือราชการและองค์การที่เกี่ยวข้องกับโรงเรียน ทำบัญชี
รับ – ส่ง เก็บให้เรียบร้อย ออกเลขที่หนังสือต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ
   2. ทำรายงานการศึกษาต่าง ๆ กรอกแบบสำรวจที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจจะมีมาเสมอ
   3. ตรวจสอบเวลาปฏิบัติราชการของครูและคนงาน
   4. เสนอความคิดเห็นให้ฝ่ายบริหารได้ปฏิบัติ/ติดต่อกับหน่วยงานอื่นในสายงานของตน
   5. ทำหน้าที่ด้านการแจ้งข่าว ข้อสนเทศต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับครู อาจารย์ในโรงเรียนให้
คณะครูได้รับทราบ
   6. เป็นผู้พิมพ์และเผยแพร่คำสั่ง โฆษณา แจ้งความต่าง ๆ ของโรงเรียน
   7. เป็นศูนย์กลางของการติดต่อที่ผ่านไปยังครูใหญ่ และจากครูใหญ่ไปสู่ครู-อาจารย์
นักเรียน และคนงานภารโรง
   หวน พินธุพันธ์ (2528 : 60 – 61) สรุปว่า การที่จะให้งานสารบรรณดำเนินไปด้วยดีมีประสิทธิภาพ จำเป็นที่ผู้ทำหน้าที่เกี่ยวกับงานสารบรรณจะต้องมีความรู้ความสามารถ ดังนี้
   1. ต้องรู้ระเบียบงานสารบรรณและต้องตั้งใจปฏิบัติตามระเบียบและช่วยแก้ไขดัดแปลง
ให้ดียิ่งขึ้น และต้องมีเครื่องมือ เครื่องใช้สำหรับงานสารบรรณให้เพียงพอด้วยก็จะดีมาก
   2. ต้องรู้งานธุรการ เช่น การติดต่อ โต้ตอบ ประสานงาน รู้จักกาลเทศะ รู้จัก
หนักเบา ต่ำสูง มีความแคล่วคล่องว่องไว เพื่อให้เกิดผลดีแก่การงานและเป็นที่พอใจแก่ทุก
ฝ่ายที่ร่วมด้วย
   3. ต้องมีความรู้ภาษาไทยดี รู้จักตัวสะกดการันต์ วรรคตอน แม่นยำศัพท์ และคำแปล
ในปทานุกรม หรือพจนานุกรม ยิ่งมีความรู้ภาษาต่างประเทศด้วยยิ่งดี และรู้หลายภาษายิ่งดี
มากต้องมีความละเอียดลออ รอบคอบ สุขุม และรวดเร็ว ถ้าจะเขียนหนังสือต้องเขียนให้สั้น
ที่สุดแต่ได้ความมากที่สุด
   4. ผู้เป็นหัวหน้างานสารบรรณต้องสอดส่องผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาให้มีงานทำ คือ รู้จัก
ป้อนงานอย่างให้ว่างได้มากนัก ทุกคนควรจะได้มีงานทำ
   5. ต้องจัดระเบียบงานหนังสือให้เรียบร้อย อย่าปล่อยปละละเลยหรือทอดทิ้งไว้เพราะ
จะทำทำให้งานหนังสือเหล่านั้นยุ่งเหยิง สลับซับซ้อน ทับถม เกะกะค้นหายากและเป็นเหตุให้
เสียเวลาค้นหา หรือไม่ทันความต้องการ
   งานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการประเภทต่างๆ ซึ่งระเบียบสำนัก-
นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้แบ่งหนังสือไว้ 6 ชนิด คือ
   1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ
เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วน-
ราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
   2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการ ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม
หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
   3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วน
ราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
   4. หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
   5. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
   6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการคือ หนังสือที่ทาง
ราชการทำขึ้นนอกเหนือจากข้อ 1- 5 หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี
4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึกและหนังสืออื่น ๆ

      หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ คือ
      1. ด่วนที่สุด เป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
      2. ด่วนมาก เป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติโดยเร็ว
      3. ด่วน เป็นหนังสือที่ต้องปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้

      การรับ-ส่งหนังสือ
      1. การรับหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติโดยจัดลำดับ
ความสำคัญ ความเร่งด่วนของหนังสือ ให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อ
ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
      2. การส่งหนังสือ ให้เจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่ง
ที่ส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่งานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
      การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ
      1. การเก็บรักษา แบ่งออกเป็นการเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
      2. การยืม ผู้ยืมต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนำไปใช้ในราชการใดและต้องปฏิบัติ ดังนี้
         การยืมระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการตั้งแต่
กองขึ้นไป
          การยืมภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับแผนกขึ้นไป หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
      3. การทำลาย ภายใน 60 วัน หลังจากสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบสำรวจ
หนังสือที่ครบอายุการเก็บหนังสือนั้นในปีนั้น แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขออนุญาตทำลายเสนอต่อ
หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งกรรมการทำลายหนังสือ
   จากความหมาย ขอบข่าย และหลักในการปฏิบัติของงานสารบรรณที่กล่าวมานั้นสรุป
ได้ว่า การบริหารงานสารบรรณของผู้บริหารโรงเรียน หมายถึงงานที่ทำเกี่ยวกับหนังสือราชการ
โดยยึดระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 เป็นหลักในการปฏิบัติ

  อ้างอิงเอกสาร จาก : http://www.jr.ac.th/turakarn/H2.php

สันนิบาตสหกรณ์แห่งประเทศไทย

สำนักธุรกิจสหกรณ์ 13 ถนนพิชัย แขวงถนนนครไชยศรี เขตดุสิต กทม.โทร 026693256-63

E-mail : soonratchanee@hotmail.com /  www.soonratchanee.com